Saisir

Il existe deux façons de saisir les données d’une formalité au sein du guichet unique :

Le déclarant les saisit lui-même : il utilise alors le site internet du guichet
Le déclarant décide de faire appel à un mandataire qui réalisera la formalité pour son compte : le mandataire pourra transmettre la formalité à partir de son propre système d’information vers le guichet via API, soit directement sur le site du guichet.

Les deux modes de transmission (interface web et API) nécessitent de fournir les mêmes informations et documents pour la réalisation de la formalité.

La déclaration via l’interface web consiste à :

Remplir un formulaire dynamique et personnalisé, qui s’adapte aux informations fournies par le déclarant, et permet de recueillir l’ensemble des informations nécessaires ;
Joindre des pièces justificatives.

Sont détaillées dans la suite les modalités liées au premier mode de saisie.

Quelle que soit la formalité à accomplir, le déclarant est invité à se rendre sur la partie « Déclarer » depuis la page d’accueil du site internet du guichet.

Authentification

Pour avoir accès aux formulaires, le déclarant doit disposer d’un compte utilisateur reconnu par le guichet.

S’il n’en dispose pas, plusieurs modes d’authentification permettent de créer un compte sur le guichet :

Création du compte directement depuis le guichet : l’utilisateur choisit son login et son mot de passe et renseigne l’ensemble des données nécessaires à la création de son compte.
Utilisation de FranceConnect ou de proConnect : l’utilisateur choisit un mode d’authentification dans la liste (Impots.gouv.fr, ameli.fr, …) et utilise ses identifiants de connexion correspondant.
- Si l’utilisateur ne s’est jamais connecté sur le guichet, celui-ci lui propose de saisir les informations complémentaires nécessaires à la création de son compte. Ces informations serviront à renseigner les données relatives au déclarant qui figurent sur les formalités.
- S’il dispose déjà d’un compte sur le Portail procédures inpi.fr, le déclarant peut directement s’authentifier via FranceConnect, Proconnect ou via la mire de connexion du site.
Utilisation de FranceConnect + : cette solution offre les mêmes fonctionnalités que France Connect, et permet de plus une authentification forte du déclarant ; elle évite d’avoir à recourir à un certificat qualifié pour signer les formalités de modification et de cessation.

IMPORTANT : Avant de commencer la saisie d’une formalité, il est conseillé de vérifier les données personnelles associées à son compte afin que celles-ci soient à jour au moment de l’envoi de la formalité (en particulier les informations de contact).

Formalité de création

La formalité de création est accessible à partir de l’écran des formalités en cliquant sur l’option « Créer une entreprise ».

La première étape consiste à renseigner quelques informations essentielles caractérisant la future entreprise et définissant le cadre de saisie qui vous sera proposé. Attention, les données fournies lors de cette étape ne pourront plus être modifiées par la suite.

Une fois que l’utilisateur a complété cette première étape, le formulaire de saisie lui proposera les différentes rubriques nécessaires à la constitution de sa formalité de création d’entreprise, adaptées à son cas particulier. Les différents blocs de formalité apparaissent sur le chemin de fer, affiché sur la partie gauche de l’écran.

Il est demandé au déclarant de donner un nom de son choix à son dossier (ce qui n’a pas d’incidence sur les données de l’entreprise) afin d’identifier plus facilement sa formalité dans son tableau de bord par la suite.

Il n’y a pas d’ordre préférentiel pour renseigner les différentes informations, le déclarant peut les renseigner dans l’ordre de son choix (en cliquant sur la rubrique choisie).

Les informations et pièces justificatives à fournir sont détaillées dans la partie Description des rubriques / Pièces annexes et pièces justificatives sur ce même site.

Il est possible à tout moment d’enregistrer la saisie afin de la reprendre ultérieurement.

Formalité de modification

Pour les formalités de modification, le site invite préalablement le déclarant à sélectionner l’entreprise qu’il souhaite modifier.

Soit il s’agit d’effectuer une formalité modificative relativement à cette entreprise pour la première fois sur le guichet : il est alors nécessaire d’identifier préalablement l’entreprise (à partir de son numéro SIREN) dans les bases d’information. Des vérifications peuvent être requises pour s’assurer que le déclarant est bien autorisé à effectuer une modification sur cette entreprise ;
Soit cette entreprise est déjà associée au compte utilisateur et elle sera automatiquement proposée dans la liste des entreprises associées.

Une fois que l’entreprise a été correctement identifiée, il suffit de la sélectionner et de choisir l’option « Effectuer une formalité de modification ».

Ensuite, un formulaire pré-rempli apparaît automatiquement à l’écran. Il comprend l’ensemble des données connues. La formalité de modification consiste à modifier directement dans le formulaire les rubriques qui nécessitent une mise à jour (le détail des rubriques à saisir sont consultables dans la partie Description des rubriques).

Lorsqu’une modification est effectuée et détectée par le guichet, l’utilisateur est généralement invité à préciser des informations complémentaires : date d’effet et motivation de la modification. En fonction des mises à jour effectuées, des pièces justificatives peuvent être exigées à l’issue de la formalité (se référer à la rubrique Description des rubriques / Pièces annexes et pièces justificatives).

Les formalités consistant uniquement à déposer des documents (ex. : actes modificatifs des statuts), qui sont des cas particuliers de formalités de modification, peuvent être effectuées de la même manière.

Formalité de cessation

Lorsqu’il souhaite réaliser une cessation d’entreprise, le déclarant doit réaliser une formalité mettant fin à l’entreprise et ayant pour conséquence l’indication de la mention « radiée » au sein du registre national des entreprises.

Pour ce faire, il doit sélectionner l’entreprise concernée et opter pour le formulaire « cessation de l’entreprise ».

Le formulaire de cessation se distingue du formulaire de création et de modification et sollicite les informations propres à la cessation .

Dépôt de comptes

Le dépôt de comptes annuels sur le guichet unique comporte plusieurs étapes.

Le déclarant doit tout d’abord préciser la nature du dépôt qu’il entend effectuer (comptes relatifs à une entreprise ou à un groupe) et s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif.

La nature des documents à déposer sur le guichet dépend de la forme juridique de l’entreprise, certaines entreprises pouvant être dispensées de déposer des annexes (voir : Dépôt des comptes annuels d'une société ).

Enfin, certains types d’entreprises peuvent demander soit la publication partielle, soit la non-publication des documents comptables. Dans ce cas, il est nécessaire de joindre aux pièces comptables qui constituent le dépôt un document complémentaire (déclaration de publicité simplifiée ou déclaration de confidentialité).

Afin de faciliter la démarche en ligne, il est recommandé au déclarant de préparer son dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire il se trouve au vu de la forme juridique de son entreprise.

Vérifications effectuées par le guichet au cours de la saisie

Pour garantir la qualité des données et réduire les risques de rejet par les organismes en charge de la validation des formalités, le guichet procède à différentes vérifications selon les étapes de la saisie.

Certaines données doivent respecter des formats prédéfinis. Dès lors que la saisie effectuée ne correspond pas au format accepté, le guichet invite immédiatement à corriger la saisie.

Exemple : les dates doivent toujours être renseignées selon le format : jj/mm/aaaa.
A l’issue de la formalité et au moment de la validation de la part de l’utilisateur, le guichet procède à une revue complète de la formalité et vérifie que l’ensemble des rubriques obligatoires (signalées par un astérisque) ont bien été renseignées. Dès lors qu’un champ obligatoire n’est pas renseigné, l’utilisateur est invité à en effectuer la saisie avant de pouvoir finaliser sa formalité.
Le guichet produit une synthèse de l’ensemble des données déclarées et vérifie que les éléments saisis ne sont pas contradictoires entre eux. Lorsqu’une incohérence est détectée, le guichet invite le déclarant à modifier les éléments déclarés.

Exemple : la constitution d’une société civile ne pourra permettre la déclaration d'activités commerciales.