Préparer

Dispositions communes

De manière générale, le déclarant est invité à s’assurer qu’il dispose des différents éléments et justificatifs qui seront demandés pour pouvoir réaliser une formalité.

Afin d’effectuer les démarches sur le guichet dans les meilleures conditions, il est recommandé de s’assurer, au préalable, de disposer d’un certain nombre d’informations qui seront demandées lors de la déclaration. Certaines de ces informations peuvent nécessiter une réflexion et des choix de la part du déclarant, concernant l’entreprise qui fait l’objet de la formalité.

Pour pouvoir réaliser des formalités, il est nécessaire de

  • avoir au moins 18 ans
  • avoir une pièce d'identité à jour
  • avoir un justificatif de domicile
  • disposer d’un N° de sécurité sociale

Cas particulier des mineurs:
En dessous de 16 ans, il n’est pas possible d’être chef d’entreprise.
Entre 16 et 18 ans, le mineur non émancipé peut exercer en entreprise individuelle des activités artisanales ou libérales, sur autorisation parentale détaillant les actes de gestion (création et gestion courante de l'entreprise). Les actes d’achat et revente lui sont cependant interdits.
Le mineur non émancipé peut diriger une SASU ou une EURL.
Le mineur émancipé par décision judiciaire peut être autorisé à diriger une entreprise individuelle (commerçant, artisan ou profession libérale) ou être associé/dirigeant d'une société, quel que soit le statut juridique. S'il souhaite être commerçant, diriger, être membre ou associé d'une SNC, être associé commandité d'une société en commandite simple (SCS) ou par actions (SCA), il doit cependant y être autorisé expressément : soit par le juge des tutelles au moment de la décision d'émancipation, soit par le président du tribunal, s'il fait cette demande après avoir été émancipé.

Pour les formalités de création

Le tableau de synthèse ci-dessous permet de visualiser les principales actions à réaliser pour créer une entreprise individuelle ou une personne morale ; elles sont décrites en détail par la suite.

Pour éclairer ses choix, il est conseillé au déclarant de se rapprocher des réseaux consulaires ou des professionnels du chiffre et du droit. L’assistance du guichet formalités (hotline téléphonique, chatbot) n’est pas compétente pour fournir ces conseils, qui sont par nature personnalisés.

Synthèse des formalités de création
Avant de déclarer sa formalité de création sur le GUE
Ce qui est conseillé
  • Avoir défini le projet d’entreprise et l’activité
  • Avoir évalué ses perspectives de développement
  • Avoir identifié les aides financières et les accompagnements à la création ou au développement de l’entreprise
  • Avoir anticipé les impacts de l’entreprise sur son patrimoine personnel
Ce qui est obligatoire juridiquement
  • Définir le type d’entreprise (EI ou PM) adapté au projet d’entreprise
  • Vérifier les qualifications ou formations pour les activités artisanales ou les obligations qui s’appliquent aux professions réglementées
  • Vérifier les conditions fiscales (Impôts sur les Bénéfices, régime de TVA) selon le projet d’entreprise et la situation patrimoniale de l’entrepreneur
  • Identifier le(s) établissement(s) et leur(s) activité(s) respective(s)
  • Avoir défini son activité principale exercée
  • Se renseigner sur la protection préalable des marques verbales et figuratives (logo, nom commercial, enseigne…) et nom de domaine
  • En cas de domiciliation par une entreprise domiciliataire, disposer du SIREN et de la dénomination de celle-ci
Entrepreneur individuel Personne Morale
  • Vérifier la possibilité d‘établir la domiciliation de l’EI à l’adresse prévue
  • Choisir entre l’EI classique ou l’EI sous le régime du micro-entrepreneur (= auto-entrepreneur) ou l’EI sous le régime de la responsabilité limitée avec patrimoine d’affectation (EIRL)
  • Définir la forme juridique et la gouvernance
  • Vérifier la possibilité d‘établir le siège social à l’adresse prévue
  • Rédiger les statuts, les faire approuver par l’AG
  • Faire signer le PV d’AG et les statuts
  • Publier une annonce légale dans un JAL et disposer de l’attestation de parution
  • Procéder au dépôt du capital social auprès d’une banque ou d’un notaire

Préalables en lien avec la structure

Lors de sa déclaration, le déclarant doit choisir sous quelle forme juridique il exercera son activité. Cette forme juridique doit être décidée avant de réaliser les formalités sur le guichet.

Le type d'activité, la présence d'associés, les responsabilités que le déclarant souhaite exercer ou encore la protection qu’il souhaite apporter à son patrimoine privé peuvent le guider dans le choix de la forme juridique.

Pour créer une entreprise individuelle

A titre de préalable, il est recommandé au déclarant d’étudier, dans son cas particulier, et par exemple avec un professionnel du chiffre et du droit ou via l’appui fourni par les réseaux consulaires :

  • Si l’entreprise individuelle est le type d’entreprise adapté au projet ;
  • L’opportunité du régime de l’EIRL, d’une déclaration d’insaisissabilité ou du choix du régime du micro-entrepreneur
  • S’agissant de la fiscalité, il est recommandé au déclarant de disposer de son avis d'imposition de l’année n-2 pour vérifier le revenu fiscal de référence, et ce afin savoir s’il est éligible au prélèvement forfaitaire libératoire.
  • S’agissant de l’adresse de l’entreprise, il est nécessaire de vérifier la possibilité de l’installation à l’adresse prévue :
    • En tant que co-propriétaire : vérifier qu’il n’y a pas de restriction dans le règlement de copropriété
    • En tant que locataire : vérifier qu’il n’y a pas de restriction dans le bail
    • En cas de domiciliation : disposer du contrat de domiciliation avec l’entreprise domiciliataire

Pour créer une société ou toute structure disposant de la personnalité morale

Des démarches et des actions doivent être réalisées préalablement à la formalité afin de définir les différents éléments qui vont conférer la personnalité juridique à la structure :

    • Les statuts fixent les règles qui régiront la vie de l’entreprise sur le plan juridique, fiscal et social.
    • La rédaction de statuts est obligatoire pour les autres formes juridiques (EURL, SARL, SA, SAS...). En revanche, elle ne concerne pas les formes juridiques suivantes : EI, EIRL et les micro-entrepreneurs (sauf les micro-entrepreneurs dans une société unipersonnelle).
    • Les statuts de l’entreprise rassemblent un certain nombre d'informations obligatoires qui participent à définir la nature de son activité et ses moyens de fonctionnement. Ainsi, doivent nécessairement y figurer :
      • sa dénomination sociale
      • sa forme juridique
      • l'adresse de son siège social (voir ci-après)
      • les apports de chaque associé ou actionnaire
      • le montant du capital social
      • l'objet social (synthèse des activités principales de la société)
      • sa durée de vie.
    • En sus de ces renseignements, peuvent s'ajouter, selon la forme précise de la société, des informations complémentaires telles que :
      • sles règles de prise de décision des principaux organes de la société
      • la répartition des parts sociales entre les associés
      • la désignation du gérant, du président, du directeur général, etc.
    • Dans certains cas, soit en raison de la qualité de leur rédacteur (acte notarié, acte d'huissier ou décision de justice), soit en raison des dispositions qu’ils contiennent (transmissions de propriété d’immeubles et de fonds de commerce, cessions de droits sociaux, etc…), il convient d’enregistrer les statuts auprès de l’administration fiscale (services de publicité foncière et de l'enregistrement (SPF.E) ou services départementaux de l'enregistrement (SDE) territorialement compétents).
  • S’agissant de l’adresse du siège social, il est nécessaire de vérifier la possibilité de son installation à l’adresse prévue :

    • Au domicile du représentant légal lorsque ce dernier est co-propriétaire : vérifier qu’il n’y a pas de restriction dans le règlement de copropriété
    • Au domicile du représentant légal lorsque ce dernier est locataire : vérifier qu’il n’y a pas de restriction dans le bail
    • En cas de domiciliation : disposer du contrat de domiciliation avec l’entreprise domiciliataire
    • Une annonce légale doit être publiée dans un support habilité dans le département du siège social, une fois que les statuts ont été approuvés.
    • L’annonce peut également concerner des opérations particulières d’achats, ventes ou autres actes justifiant une publicité légale ou foncière.
    • Statuts adoptés et signés
    • PV d’assemblée générale signé
    • Attestation de dépôt des fonds du capital social
    • Justificatif de parution d’une annonce légale
    • Selon les cas : diplômes, preuves de qualification, autorisations, …

Préalables en lien avec l'activité

Définir son activité

La définition de l’activité est structurante dans la déclaration.

En fonction des choix d'activité, l’entreprise :

  • sera inscrite dans le(s) registre(s) correspondants,
  • sera soumise à des autorisations spécifiques ou à des obligations, le cas échéant,
  • relèvera d'un régime fiscal donné (impôt sur les sociétés, impôt sur le revenu)
  • relèvera éventuellement d'un ou plusieurs organismes (réseaux consulaires, URSSAF ou MSA...) qui pourront appuyer le déclarant dans ses démarches.

Pour la personne physique concernée, l'activité de l’entreprise déterminera notamment:

  • son affiliation à un régime social,
  • son régime d’imposition sur les revenus.

Pour aider le déclarant à déterminer avec précision la classification d’une activité au sein du guichet, un moteur de recherche est accessible via le chatbot.

Vérifier les diplômes et les formations nécessaires à l’exercice de l’activité

L’exercice de certaines professions, dites "réglementées", requiert des conditions particulières (diplômes, qualifications...).

    • Certaines activités artisanales ne peuvent être exercées que par une personne qualifiée ou sous son contrôle effectif et permanent. La liste de ces activités est disponible ici.
    • Dans ce cas, cette personne (qui peut être l'entrepreneur lui-même, son conjoint collaborateur ou l'un de ses salariés) doit :
      • être titulaire du CAP, du BEP, d'un diplôme de niveau égal ou supérieur, délivré pour l'exercice du métier,
      • ou justifier d'une expérience professionnelle de 3 années effectives sur le territoire de l'Union européenne (UE) ou dans un autre Etat partie à l'Espace économique européen (EEE), acquise en qualité de dirigeant d'entreprise, de travailleur indépendant ou de salarié dans l'exercice du métier.
        A noter : une personne non qualifiée peut donc exercer l'activité, mais à la condition que cet exercice se fasse sous le contrôle effectif et permanent d'une personne justifiant d'une qualification professionnelle pour le métier exercé.
    • Les justificatifs seront demandés lors de la déclaration sur le guichet formalités.
    • Certaines activités libérales sont réglementées (voir la liste des activités libérales réglementées).
    • Certaines professions libérales font l'objet d'une réglementation particulière portant notamment sur les conditions d'accès et d'exercice de la profession et sur des obligations déontologiques contrôlées par des instances professionnelles (ordre ou chambre).
    • Parmi ces professions libérales, certaines sont exercées par des officiers publics ou ministériels qui sont titulaires de charges : avocats au Conseil d'État et à la Cour de cassation, commissaires-priseurs, greffiers des tribunaux de commerce, huissiers de justice et notaires, etc. L'implantation des offices est strictement encadrée.
    • Les professionnels libéraux exerçant une activité réglementée peuvent recourir au statut d'entrepreneur individuel ou à certains statuts de société classiques, mais aussi à des structures spécifiques, comme la société civile professionnelle (SCP) ou la société d'exercice libéral (SEL).
    • Les justificatifs seront demandés lors de la déclaration sur le guichet formalités.
    • De manière générale, aucun diplôme n’est requis pour pouvoir légalement créer une entreprise.
    • Il s'agit toutefois de vérifier la réglementation propre à l'activité ou au métier que vous souhaitez exercer.
    • De nombreuses activités sont réglementées et elles forment un ensemble très disparate. S’il n’en existe pas de définition légale, une directive européenne précise qu’il s’agit d’activités professionnelles dont l’accès ou l’exercice sont encadrés par des dispositions législatives ou réglementaires.
    • En France, ces activités sont donc ainsi généralement soumises à des conditions d'accès et/ou des conditions d'exercice ou d'exploitation.

Obtenir les autorisations et les agréments nécessaires à l’activité

Selon les activités, des démarches administratives complémentaires peuvent être nécessaires afin d'obtenir les autorisations spécifiques (habilitation des locaux, autorisations préfectorales, etc.). Elles s’effectuent pour la plupart postérieurement à la création de l’entreprise.

Les fédérations professionnelles peuvent apporter des informations utiles à cet égard.

Vérifier les incompatibilités et les interdictions

Les personnes interdites bancaire vont devoir engager des démarches particulières. Par ailleurs, d'autres personnes peuvent faire l'objet d'une interdiction de gérer.

Interdiction bancaire

Une personne interdite bancaire peut créer ou reprendre une entreprise. Cependant, elle risque de rencontrer des difficultés pour ouvrir un compte en banque au nom de l'entreprise. Dans ce cas, elle peut exercer son "droit au compte" :

  • soit en demandant au guichet bancaire qui lui a refusé l'ouverture d'un compte de transmettre à la Banque de France les informations permettant à celle-ci de désigner d'office un établissement bancaire chargé de lui ouvrir un compte. Cette procédure est réservée aux entrepreneurs individuels ;
  • soit en se rapprochant directement de la Banque de France afin de demander la désignation d'office d'un tel établissement, quelle que soit la forme juridique de l'entreprise.
    Le compte ouvert fonctionnera de manière simplifiée : il sera possible d'obtenir l'argent crédité sur le compte mais le découvert sera impossible.

Incompatibilité

Le déclarant doit vérifier la compatibilité de son activité avec la forme juridique de l'entreprise. (ex. : l'exercice d'une activité commerciale n'est pas compatible avec certaines professions ou formes juridiques de l'entreprise).

Afin d'en savoir plus sur les incompatibilités liées à une activité, il peut être utile de se rapprocher de l'organisation professionnelle compétente.

Interdiction de gérer ou de diriger

Suite à une condamnation prononcée par une juridiction commerciale, civile ou pénale, certaines personnes peuvent rencontrer un obstacle à l’exercice d’un mandat social dans une société ou de la gestion d’une entreprise individuelle.

Le périmètre des fonctions et des activités dont l’exercice est interdit, ainsi que la durée de cette interdiction sont modulables. Il importe de bien analyser le sens de la décision ayant prononcée une interdiction, afin d’étudier la nécessité d’en solliciter la mainlevée éventuelle.

L’appui d’un professionnel du droit peut s’avérer nécessaire.

Pour les formalités de modification

Identification du déclarant

Pour toute formalité de modification, il est impératif que le déclarant dispose des pouvoirs d’engager l’entreprise :

  • Pour une entreprise individuelle, il doit être la personne physique ayant la personnalité juridique de l’entreprise.
  • Pour une personne morale, il doit être une personne disposant du pouvoir d’engager l’entreprise (conformément aux statuts de l’entreprise).
  • Dans le cadre des formalités d’entreprises, un tiers peut être amené à réaliser les déclarations pour le compte du chef d’entreprise (entrepreneur individuel ou représentant de la personne morale) au titre d’un mandat, c’est-à-dire un contrat par lequel le déclarant (dénommé mandant) donne à un tiers (dénommé mandataire) la mission de réaliser les formalités de l’entreprise.
    Pour ce faire, le mandataire doit formaliser un statut de mandataire auprès de l'entreprise en signant un contrat de mandat.
    Il faudra fournir ce mandat à titre de justificatif sur le guichet formalités.

Identification de la (ou des modifications) à déclarer

Toute modification touchant à une entreprise doit faire l’objet d’une formalité de modification, à l’exception de la modification des options fiscales et de l’effectif salarié (ces deux derniers aspects doivent être directement traités auprès des administrations compétentes).

Dès lors que la modification concerne des éléments d’identité de la personnalité juridique de l’entreprise, un certain nombre de démarches préalables sont nécessaires :

  • Pour une entreprise individuelle, la modification de l’état civil doit avoir faire l’objet de la publication auprès d’un journal légal (journal officiel ou journaux d’annonces légales) et d’une demande auprès du ministère de la justice pour la publication du décret relatif à ce changement de situation.
  • Pour une personne morale, la modification de l’identité, de la composition ou de la gérance, du siège social ou de l’objet social doit faire l’objet d’une modification des statuts. La modification des statuts d’une société s’accompagne de plusieurs formalités (à réaliser hors du cadre du guichet) :
    • rédaction de procès-verbal d’assemblée
    • publication d’un avis dans journal d’annonce légale
    • mise à jour des statuts de la société
    • dépôt d’une demande d’inscription modificative au RCS

Dans le cadre d’un déménagement, une publication foncière préalable peut être nécessaire.

Pour les formalités de cessation

Identification du déclarant

Pour toute formalité de cessation, il est impératif que le déclarant dispose des pouvoirs d’engager l’entreprise :

  • Pour une entreprise individuelle, il s’agit de la personne physique ayant la personnalité juridique de l’entreprise.
  • Pour une personne morale, il est une personne disposant du pouvoir d’engager l’entreprise (tel que défini dans les statuts de l’entreprises).
  • Dans le cadre des formalités d’entreprises, un tiers peut être amené à réaliser les déclarations pour le compte du chef d’entreprise (entrepreneur individuel ou représentant de la personne morale) au titre d’un mandat, c’est-à-dire un contrat par laquelle le déclarant (dénommé mandant) donne à un tiers (dénommé mandataire) la mission de réaliser les formalités de l’entreprise.
    Pour ce faire, le mandataire doit formaliser un statut de mandataire auprès de l'entreprise en signant un contrat de mandat.
    Il faudra fournir un mandat à titre de justificatif sur le Guichet formalités.
  • Dans certains cas d’incapacité juridique de la part du représentant légal de l’entreprise, une personne peut se voir désigner par une décision de justice afin de procéder aux formalités de cessation.

Démarches préalables à effectuer

Selon la raison qui justifie la cessation de l’entreprise et la destination envisagée de l’entreprise (suppression, reprise), les démarches qui doivent être menées avant de procéder à la formalité de cessation diffèrent.

  • Il faut effectuer un état du passif exigible et de l'actif disponible, un état chiffré des créances et des dettes avec l'indication selon le cas, du nom ou de la dénomination et du domicile ou siège des créanciers et, pour les salariés, montant global des sommes impayées, état des nantissements (contrat par lequel le débiteur remet un bien à son créancier pour la garantie de sa dette des privilèges), recenser les salariés de l’entreprise et fournir une situation de trésorerie de moins d’un mois.
    La déclaration de cessation des paiements doit être déposée dans un délai maximum de 45 jours suivant la date de cessation des paiements.
    Un commerçant, une société commerciale (SARL, société anonyme, etc.) ou un artisan doit la déposer au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé le siège de l’entreprise.
    Dans les autres cas (exploitations agricoles, professions libérales...), la déclaration doit être déposée au greffe du tribunal judiciaire dans le ressort duquel se trouve le siège de l'entreprise.
    Une entreprise en cessation de paiements doit demander l'ouverture d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire dans un délai de 45 jours au plus tard suivant la date de cessation des paiements. Toutefois, elle n'a pas à demander l'ouverture d'une procédure de redressement ou liquidation judiciaire si une procédure de conciliation a déjà été mise en place.
    Le dirigeant ou le débiteur personne physique qui omet sciemment de déclarer la cessation des paiements encourt des sanctions, notamment une interdiction de gérer.
    Dans cette situation, la formalité de cessation est réalisée par le greffe du tribunal de commerce (ou le mandataire désigné), qui procèdera d’office : le déclarant n’a donc pas d’action spécifique à effectuer sur le guichet formalités.

  • La cession implique la mise en vente ou l’information aux tiers de la volonté de céder son activité par l'entrepreneur. Celle-ci passe, selon les secteurs, par différents interlocuteurs privilégiés (réseau de fournisseurs, agents immobiliers…).
    Le cédant d’un fonds de commerce est dans l’obligation d’informer l’acheteur des limites imposées par la copropriété qui régit les locaux au sein desquels le fonds est exploité. Ces limites peuvent notamment concerner l'interdiction d'exploiter le fonds après certains horaires. Le fait de cacher cette information peut entraîner la nullité de la cession du fonds de commerce.
    Une fois le repreneur trouvé et l'accord sur le prix de vente entendu, il convient de réaliser un acte de vente par écrit, qui n’est pas nécessairement notarié.
    Dans le cas d’une signature d'une promesse unilatérale de vente, celle-ci doit obligatoirement être notariée ou enregistrée au service des impôts, sous peine de nullité. Si, ultérieurement à la signature de cette promesse, les parties décident de modifier le prix de vente, il convient de rédiger un avenant qui doit, lui aussi, être notarié ou enregistré, sous peine de nullité.
    Cet acte doit être enregistré auprès de l'administration fiscale. Une publication sur un support habilité à recevoir des annonces légales (publication de presse ou service de presse en ligne) doit également être effectuée afin de respecter le droit à l'information des créanciers. La publication doit mentionner les informations suivantes :

    • si l’acte n’est pas authentique, la date, le volume et le numéro de la perception auprès de laquelle l’acte est enregistré ;
    • la date de l’acte ;
    • le nom, prénom et domicile des anciens et nouveaux propriétaires s’il s’agit de personnes physiques, leur dénomination ou leur raison sociale s’il s’agit de personnes morales ;
    • la nature et le siège du fonds ;
    • le prix stipulé, y compris les charges ou l'évaluation ayant servi de base à la perception des droits d'enregistrement ;
    • le délai d’opposition des créanciers ;
    • l'élection de domicile dans le ressort du tribunal.

    La publicité dans les annonces légales doit intervenir dans les 15 jours de la date de l’acte de cession.

  • Le décès de l'exploitant d'une entreprise industrielle ou commerciale entraîne les mêmes conséquences que la cession ou la cessation d'une telle entreprise.
    Avant d’effectuer la formalité de cessation, Il faut s’acquitter des impôts sur les bénéfices réalisés dans cette entreprise et non encore taxés au moment du décès, et cela, même s'il y a continuation de l'exploitation dans le cadre familial.
    Les héritiers n’étant pas fondés à prétendre que l'exploitation du défunt doit être réputée se poursuivre entre leurs mains, il sera nécessaire à terme de créer une nouvelle entreprise (disposant d’un numéro SIREN distinct) pour continuer l’activité.
    Les héritiers doivent, dans les six mois de la date du décès, produire la déclaration des résultats imposables ainsi que les documents qui doivent y être annexés.