Les fonctionnalités

A tout moment lorsqu’il utilise le guichet, le déclarant peut faire appel aux services d’assistance du guichet pour être aidé dans ses démarches.

Assistance

Le compte utilisateur

Le compte utilisateur permet à un déclarant d’avoir accès à l’ensemble des dossiers de formalités qu’il a déposés sur le site, et de les gérer.

Ce compte est personnel, et doit être créé par l’utilisateur lors de sa première connexion au guichet. Les détenteurs de comptes « e-procédures » à l’INPI peuvent utiliser ce compte pour accéder au guichet formalités.

Lors de sa première connexion, l’utilisateur reçoit un courrier électronique (à l’adresse qu’il a fournie) comportant un lien de validation. Le lien de validation, à usage unique, est valable 24 heures. Au-delà, il est nécessaire de recréer un compte avec la même adresse courriel.

Les modalités détaillées de création du compte sont détaillées dans la documentation disponible ici : Espace sécurisé de l'INPI - aide en ligne (PDF - 839 Ko)

Le formulaire déclaratif

Afin d’effectuer les démarches sur le guichet dans les meilleures conditions, il est recommandé de s’assurer, au préalable, de disposer d’un certain nombre d’informations qui seront demandées lors de la déclaration. Certaines de ces informations peuvent nécessiter une réflexion et des choix de la part du déclarant, concernant l’entreprise qui fait l’objet de la formalité

Préparer votre parcours

Principes

Le guichet formalités utilise un unique formulaire dynamique, qui s’adapte au fur et à mesure de la déclaration, en fonction des informations antérieurement fournies par l’utilisateur au guichet. Il remplace les anciens formulaires papier dits « CERFA », utilisés dans les CFE.

Ce formulaire permet au déclarant de :

  • Saisir les données
  • Joindre les pièces justificatives demandées.

L’ensemble des informations à fournir concerne :

  • Les personnes et leur rôle dans l’entreprise ;
  • L’entreprise elle-même (sa structure, ses activités, …).

A tout moment sur le formulaire, le déclarant peut faire appel aux services d’assistance du guichet (voir ici).

Structure détaillée

Le déclarant est tout d’abord invité à donner un nom à la formalité qu’il initie. Ce nom reste interne au guichet formalités, et servira au déclarant à retrouver facilement sa formalité sur son tableau de suivi.

Le formulaire du guichet formalités se décompose ensuite en plusieurs rubriques distinctes (le contenu de chaque rubrique est expliqué ici) :

  • Le type d’entreprise (personne physique, personne morale ou exploitation en commun)
  • L’identité de l’entreprise : informations générales, adresse, etc.
  • La composition de l’entreprise : rôles des personnes, tiers, etc.
  • Les établissements de l’entreprise, avec leurs adresses et leurs activités
  • Les options fiscales (régimes d’imposition sur les bénéfices, régimes de TVA, etc.)
  • Les pièces justificatives nécessaires
  • Le récapitulatif de la déclaration

Selon la nature de l’entreprise, certaines rubriques peuvent ne pas apparaître (car elles ne doivent pas être remplies).

L’enchaînement de ces rubriques est présenté sous la forme d’un « chemin de fer », qui apparaît en permanence à gauche de l’écran.

Les rubriques peuvent être remplies par le déclarant dans l’ordre indiqué (en cliquant sur « Etape suivante » à la fin de chaque rubrique), ou dans un autre ordre (il suffit de cliquer dans le « chemin de fer » sur le titre de la rubrique souhaitée pour l’atteindre).

Selon les items, il est demandé au déclarant de :

  • Remplir un champ
  • Choisir une option en cliquant sur la case correspondante ou dans un menu déroulant.

Le brouillon du formulaire en cours est automatiquement sauvegardé.

Cas des formalités de modification

Pour les formalités de modification, certains champs peuvent être automatiquement pré-remplis par le guichet formalités, à partir des données de l’entreprise figurant dans les bases publiques (dont le registre national des entreprises).

L’utilisateur est invité à modifier uniquement les données qu’il souhaite actualiser.

Finalisation

Lorsque le déclarant a terminé de remplir le formulaire (en cliquant sur « Valider les informations ») et a joint les pièces correspondantes (cliquer sur « Valider les pièces jointes »), un récapitulatif de l’ensemble des données transmises lui est présenté, organisé selon les rubriques du formulaire. Le déclarant peut ainsi vérifier que les données sont correctes.

Après avoir cliqué sur « Valider le dossier », le déclarant est informé des éventuelles incomplétudes ou incohérences de sa déclaration.

En cliquant sur chaque lien, il est ramené aux parties de sa déclaration qui doivent faire l’objet de compléments de sa part. Le déclarant doit les rectifier puis valider ses corrections.

Le déclarant doit réitérer les étapes de la finalisation, tant que le guichet lui indique qu’un problème persiste.

L’assistance

Plusieurs outils d’assistance sont mis à disposition du déclarant dans le cadre de son utilisation du guichet, pour l’aider à réaliser une formalité.

Cette assistance est entièrement gratuite, et disponible à tout moment de la formalité (avant d’entamer une formalité, ou pendant le déroulement de celle-ci).

A titre complémentaire, un accompagnement payant peut être proposée en sus de l’assistance gratuite, notamment par les réseaux consulaires. Cet accompagnement payant est facultatif. Le déclarant sera alors informé du contenu détaillé, du tarif de cette prestation et des modalités de paiement directement par le réseau consulaire qui lui propose ce service.

Seul le guichet formalités est en mesure de répondre aux questions relatives au fonctionnement du guichet (à travers ses différents outils, cf. ci-après).

Par le guichet formalités

Les pages d’information du site www.formalites.entreprises.gouv.fr

Les pages du guichet explicitent l’utilisation pratique du guichet. Les différentes étapes du parcours déclaratif sont détaillées. En outre, les rubriques du formulaire en ligne sont décrites individuellement.

Le site comprend notamment un glossaire avec les définitions des principaux termes des formalités, accessible ici.

Les bulles d’aide

La description détaillée du contenu à fournir dans certains items du formulaire est accessible en cliquant sur le « ? » à côté de celui-ci.

Le chatbot

Un chatbot est disponible sur le guichet formalités. Il permet au déclarant de poser des questions relatives :

  • au fonctionnement du guichet formalités
  • aux formalités elles-mêmes (informations générales)

Cet assistant conversationnel est accessible en bas à droite de l’écran.

L’assistance téléphonique INPI direct

Le service téléphonique INPI direct peut être joint au numéro +33 (0)1 56 65 89 98, de 9h à 18h les jours ouvrés.

Il permet d’obtenir des informations relatives :

  • Au fonctionnement du guichet formalités
  • Aux formalités elles-mêmes (informations générales)

La messagerie électronique

Des questions peuvent être adressées par écrit au guichet formalités (INPI) à l'aide du formulaire de contact de l'INPI
Le déclarant reçoit une réponse à l’adresse mail qu’il a communiquée.

Par les réseaux consulaires

En fonction de la nature de l’activité de l’entreprise du déclarant (commerciale, artisanale, agricole), celui-ci peut bénéficier de l’assistance fournie par le réseau consulaire compétent (CCI, CMA, CA).

Les réseaux consulaires apportent notamment une assistance spécifique, en lien avec la nature de l’activité.

Outre l’assistance gratuite, les réseaux consulaires peuvent par ailleurs proposer un accompagnement payant au déclarant. La prestation est facultative. Le déclarant est alors informé du contenu détaillé, du tarif de la prestation et des modalités de paiement directement par le réseau consulaire qui lui propose ce service.

Par les organismes partenaires

Les organismes partenaires du guichet formalités mettent à disposition du déclarant des outils d’information spécifiques, relatifs à certains aspects de la déclaration de formalités (ou en lien avec celle-ci).

INSEE

Vous pouvez trouver ici la liste des FAQ concernant l’INSEE (relatives au SIRENE, au code APE, etc.) : FAQ INSEE

Plus spécifiquement, l’INSEE permet notamment de :

DGFIP

URSSAF

Outre le site www.urssaf.fr, des sites spécifiques sont disponibles pour les régimes sociaux correspondant à des professions particulières :

Le tableau de bord

Le tableau de bord permet au déclarant de visualiser l’ensemble des dossiers de formalités qu’il a déposés sur le site.

Il est nécessaire d’avoir au préalable créé un compte utilisateur pour pouvoir disposer d’un tableau de bord. Le tableau de bord est accessible en cliquant sur « Suivre », en haut à droite de l’écran d’accueil.

Pour chaque formalité, le tableau de bord indique l’état d’avancement : le dossier de formalité se trouve dans l’un des états suivants :

  • En brouillon
  • En attente de paiement
  • En attente de signature
  • En attente de validation
  • En attente de régularisation
  • alidée (et archivée)

Les actions qui peuvent être menées par le déclarant à chacune de ces étapes sont décrites ici